하나의 텍스트 파일과 캘린더로 14년 넘게 할 일, 메모, 회의 기록을 관리해 온 개인 생산성 시스템을 소개한다.
대학에 들어갔을 때 나에게 가장 큰 전환점은 체계를 잡는 법을 배우는 것이었다. 어느 순간부터는 머릿속으로 모든 것을 그냥 기억해 둘 수 없었다. 그리고 계속해서 여러 일을 추적해야 한다는 사실 자체가, 그 순간 내가 하고 있던 일에 집중하는 것을 방해했다.
그래서 나는 여러 형태의 할 일 목록, 작업 추적기, 생산성 앱을 시도해 보았다. 하지만 해야 할 일은 계속 길어지기만 했고, 지난 회의 메모, 캘린더 일정, 아이디어 목록, 연구실 노트처럼 서로 얽힌 것들이 너무 많았으며, 그것들이 모두 서로 다른 시스템에 흩어져 있어서 오히려 의욕을 꺾었다.
결국 나는 포기하고 하나의 텍스트 파일에만 기록하기 시작했고, 이제 14년 동안 이것을 나의 주된 생산성 시스템으로 사용해 오고 있다. 이제는 이 시스템이 내 일에 너무나 핵심적인 존재가 되었고, 책임이 점점 늘어나는 상황에서도 놀랄 만큼 잘 확장되었기 때문에 이 방식을 공유하고 싶었다. 이것은 나만의 비밀 무기였다.
전제 조건: 캘린더. 내가 사용하는 유일한 외부 도구는 온라인 캘린더이며, 실제로 고정된 시간이 있는 일이 아니더라도 모든 것을 이 캘린더에 넣는다. 예를 들어 “작업실에서 커피 테이블 만들기”나 “새 PhD 학생을 어떻게 모집할지 생각하기” 같은 일도, 내가 그것을 생각하고 싶은 날짜에 배정해 둔다. 이렇게 하면 미래의 계획과 일정이 모두 한곳에 모이게 되고, 내가 따로 추적해야 하는 여러 목록으로 흩어지지 않는다.
일일 목록 만들기: 나는 매일 밤 잠들기 전에 다음 날 캘린더에 있는 모든 항목을 가져와 텍스트 파일 맨 끝에 그날의 할 일 목록으로 덧붙인다. 그래서 아침에 일어났을 때 내가 무엇을 할지 정확히 알 수 있다. 이 목록에는 예정된 일정(오후 2시 Madonna와의 회의, 오후 4시 면담 시간), 볼일(서류에 서명하기, 책 반납하기), 업무 항목(논문 검토, 발표 준비)이 들어간다. 또 하루치 업무량이 적절한지도 생각해 볼 수 있게 해준다.
내일 하고 싶지 않은 일은 뒤로 미뤄서 나중 날짜의 캘린더에 다시 넣는다. 작업이 너무 크다면 내일 할 부분과 다른 날짜에 할 나머지로 쪼갠다. 이걸 수년간 해 오면서, 내가 하루에 무엇을 끝낼 수 있는지 꽤 정확하게 가늠하게 되었다. 아래는 이름을 바꾼 예시로, 캘린더의 하루 일정을 옮기면 어떤 모습인지 보여준다.
2021-11-31
11am meet with Head TAs
- where are things at with inviting portfolio reviewers?
11:30am meet with student Enya (interested in research)
review and release A/B Testing assignment grading
12pm HCI group meeting
- vote for lab snacks
send reminders for CHI external reviewers
read Sketchy draft
Zelda pick up eye tracker
- have her sign for it
update biosketch for Co-PI
3:15pm join call with Umbrella Corp and industry partnership staff
3:45pm advising meet with Oprah
4pm Rihanna talk (368 CIT)
5pm 1:1 with Beyonce #phdadvisee
6pm faculty interview dinner with Madonna
기록으로서: 그 일일 할 일 목록은 내가 메모를 적는 곳이기도 하다. 그래서 이것은 할 일 목록이면서 결국 무엇을 했는지의 목록으로 바뀐다. 이 일일 목록의 가장 좋은 점은, 날짜로 구분된 채 모두 하나의 텍스트 파일 안에 보관된다는 것이다. 그래서 내가 지금까지 한 모든 일과 그것을 언제 했는지에 대한 기록이 남는다.
내가 지금 쓰는 파일은 현재 직장을 시작했을 때 만든 것으로, 이제 9년이 되었다. 그것은 연구 노트 역할도 하고 회의록 역할도 한다. 지금 나는 하나의 파일에 손수 적은 51,690줄을 가지고 있고, 교수로서 내가 해 온 모든 일과 내가 만난 거의 모든 사람, 그리고 우리가 무엇을 논의했는지나 내가 떠올린 아이디어를 기록하고 있다. 아래는 하루가 끝났을 때의 목록 모습으로, 완료된 업무를 보여준다.
2021-11-31
11am meet with Head TAs
- where are things at with inviting portfolio reviewers? A: got 7/29 replies
- need 3 TAs for Thursday lab
- Redesign assignment handout will be done by Monday, ship Thursday
11:30am meet with student Enya (interested in research)
- they're a little inexperienced, suggested applying next year
review and release A/B Testing assignment grading
12pm HCI group meeting
- automatically generate thumbnails from zoom behavior on web pages
- #idea subliminal audio that leads you to dream about websites
- Eminem presenting Nov 24
- vote for lab snacks. A: popcorn and seaweed thing
got unofficial notification ARO YIP funding award #annual #cv
read Sketchy paper draft
- needs 1 more revision
- send to Gandalf to look at?
Zelda pick up eye tracker
- have her sign for it
update biosketch for Co-PI
unexpected drop in from Coolio! #alumni
- now a PM working on TravelAdvisor, thinking about applying to grad school
3:15pm join call with Umbrella Corp and industry partnership staff
- they want to hire 20 data science + SWE interns (year 3), 4 alums there as SWE
3:45pm advising meet with Oprah
- enjoyed CS 33
- interning at Facebook
4pm Rihanna talk (368 CIT)
5pm 1:1 with Beyonce #phdadvisee
- stuck on random graph generating crash
- monitor memory/swap/disk?
- ask Mario to help?
- got internship at MSR with Cher
- start May 15 or 22
- will send me study design outline before next meeting
- interviewing Spartacus as potential RA for next semester
6pm faculty interview dinner with Madonna (Gracie's)
- ask about connection with computer vision
- cool visual+audio unsupervised comparison, thoughtful about missing data, would work with ugrads (?), likes biking, teach compvis + graphics
- vote #HIRE
#note maybe visit Monsters University next spring, Bono does related work
단축 표기와 기능: 나는 검색이 쉽도록 일관된 글쓰기 스타일을 사용하고, 몇 가지 축약 표기도 쓴다. 예를 들어 “meet with”를 검색하면 예정된 회의가 3,000건 넘게 있었음을 알 수 있다. 또 #idea처럼 프로젝트 아이디어가 필요할 때 다시 볼 새 아이디어용 태그, 다음 연례 보고서에 넣을 일을 위한 #annual, 다음 UI 수업을 진행할 때 추가할 것을 위한 #nextui 같은 태그도 있다.
텍스트 파일은 믿을 수 없을 만큼 유연해서, 언제든지 그날 내가 무엇을 했고 무엇이 남았는지 빠르게 훑어볼 수 있다. 나는 보통 완료한 작업과 앞으로 할 작업 사이에 빈 줄 하나를 둔다. 작업을 끝내면 그 빈 줄을 아래로 옮긴다. 현재 날짜에 남은 작업은 나중에 다시 다루고 싶을 때 캘린더로 되돌릴 수 있지만, 그런 경우는 드물다. 애초에 작업을 그날 해낼 수 있는 크기로 나눠 두었기 때문이다. 검색창을 이용해 집계 통계를 계산하거나, 특정 태그가 들어 있는 줄만 모아 보거나, 그 밖의 여러 작업을 텍스트 편집기로 할 수 있다. 나는 익숙해서 Ultraedit를 사용하지만, 어떤 텍스트 편집기든 비슷한 기능은 갖추고 있을 것이다.
이메일: 이메일도 물론 내 작업 흐름의 일부다. 이메일 처리에 대해서는 누구나 각자의 생산성 조언이 있지만, 나는 단순한 플래그 시스템이면 충분하다고 본다. 바로 처리해야 하는 것은 Red 플래그, 언젠가는 처리해야 하지만 생각이 좀 필요하거나 다른 사람의 처리가 필요한 것은 Orange 플래그, 내가 보냈고 답장을 기다리는 이메일은 나중에 후속 조치를 할 수 있도록 Yellow 플래그를 단다. 이메일이 들어올 때마다, 편한 시점에 플래그를 붙인다.
하루가 끝나면 Orange와 Yellow를 빠르게 훑어보며 후속 조치가 필요한 것이 있는지, 혹은 Red로 바뀌어야 하는 것이 있는지를 확인한다. 어떤 사람들의 작업 방식은 받은편지함을 강박적으로 비우는 데 중심을 둔다. 하지만 나는 받은편지함을 비워 두는 데 별로 신경 쓰지 않는다. 그렇게 하면 이메일이 올 때마다 새로운 일이 생긴 것처럼 느껴지기 때문이다.
그래서 나의 일일 루틴은 다음과 같다.
이 과정에는 몇 가지 좋은 특성이 있다.
나의 하루 업무량은 전날 밤에 완전히 내 통제 아래에 있다. 장기적인 약속 때문에 압도된다고 느낄 때마다, 나는 이메일 플래그를 과감히 해제하고, 더 이상 하고 싶지 않은 일은 캘린더에서 지우고, 미래의 나에게 배정하는 업무량을 줄임으로써 부담을 낮춘다.
이 방식은 가끔 어떤 질문을 놓치거나 흥미로운 연구 질문을 끝까지 추구하지 못하게 만들기도 하지만, 감당 가능한 업무량을 유지하는 데 도움이 된다.
이게 전부다. 당신이 이 시스템을 시도해 보거나, 여기에 대한 아이디어가 있다면 꼭 들려주면 좋겠다!